Претензионная работа с системой контрактного менеджмента и без нее: отличия для компании
По данным международной ассоциации World Commerce & Contracting, среди компаний без выстроенной системы контрактного менеджмента 53 % отмечают повышенные издержки на претензионно-исковую работу. Вот как контрактный менеджмент уменьшает риски претензионной работы для заказчика и подрядчика и повышает для пострадавшей стороны шансы на успешный исход разбирательства, если суда избежать не удалось.
Риски несоответствия заказанных работ и услуг условиям договора
К этой группе рисков можно отнести следующие:
- существенные условия работ и услуг не оговорены в тексте договора;
- не обеспечено финансирование тех или иных работ;
- некорректно распределены объемы работ между исполнителями.
Примеры из практики
Заказчик начислил подрядчику неустойку за несвоевременное выполнение одного из этапов работ по контракту. Однако в контракте стороны не согласовали ответственность за нарушение сроков сдачи этапов работ. Заказчик оказался вправе начислить неустойку, если подрядчик нарушит только конечный срок выполнения работ, а не отдельные их этапы. Суд отказал во взыскании неустойки. При использовании платформы для контрактного менеджмента пострадавшая сторона опиралась бы на типовой, выверенный договор с указанием сроков по каждому из этапов работ.
Проблема очень распространенная: по данным World Commerce & Contracting, 77 % компаний без выстроенной системы контрактного менеджмента отмечают регулярное несоблюдение сроков и бюджета проектов.
Другой пример: исполнитель по договору строительного подряда завершил работы в 2017 году, но акт направил заказчику только в 2019-м. В письме исполнитель сообщил, что стоимость работ увеличилась. Дело дошло до суда, но требование было отвергнуто: суд решил, что исполнитель вел себя недобросовестно, вовремя не сдал работы и не вправе изменять цену договора. Если бы исполнитель использовал автоматизированную систему контрактного менеджмента, ответственные лица получили бы оповещения о необходимости согласовать увеличившуюся стоимость работ до их исполнения.
Риски неисполнения сторонами обязательств по договору
К этой группе рисков относятся:
- превышение общей суммы договора;
- нецелевое использование средств;
- выполнение работ и услуг или выплата аванса без обеспечительного документа со стороны подрядчика.
Пример из практики
Заказчик по договору строительного подряда перечислил подрядчику аванс, но исполнитель не приступил к выполнению работ. Заказчик обратился в суд с иском о взыскании неосновательного обогащения. Суды отказали: подрядчик на основании документов доказал, что не приступил к работам по вине заказчика, который не представил техническую документацию и не согласовал график работ. Если бы компания-заказчик использовала систему автоматизации контрактного менеджмента, то вопрос предоставления исходных материалов оставался бы на контроле, а работы были бы выполнены своевременно.
Как система контрактного менеджмента уменьшает риски претензионной работы
Полная доказательная база
При работе с договорами через платформу для контрактного менеджмента ответственные специалисты собирают досье договора. Оно представляет собой всю совокупность документов, отражающих юридически значимые действия и события по договору на всех этапах жизненного цикла договора. Сюда могут попадать тендерная документация, информация о подрядчике, основной текст договора и все запросы на внесение изменений, дополнительные соглашения и так далее. Каждый шаг в истории взаимодействия фиксируется. В случае претензионной работы и судебных разбирательств это обеспечивает необходимую доказательную базу.
Эффективное управление обязательствами
В платформе для контрактного менеджмента обязательства сторон по договору извлекаются в виде метаданных (основной значимой информации) – так называемого реестра обязательств. Они хранятся с привязкой к срокам выполнения и к ответственным лицам. Их легко отсортировать по видам работ, по номеру договора, по срокам исполнения и так далее. Настраиваемая система оповещений предупредит ответственных о приближении важной вехи в исполнении контракта и о несвоевременном исполнении обязательств.
С помощью реестра обязательств и системы оповещений легко контролировать освоение объемов и общей суммы договора, сроки исполнения обязательств, выполнение обязательств по оплате.
Соответствие работ заключенному договору
Специалист по контрактной работе с помощью цифровой платформы может легко и быстро проверять соответствие состава, объема и сроков выполнения работ на предмет соответствия данным из досье договора и реестра обязательств.
Возможная проблема с финансовым обеспечением тех или иных работ решается простой проверкой наличия лимита по договору для размещения заказа. Также легко проверить, не было ли уже заключено договоров на аналогичные работы и услуги с другими подрядчиками.
Резюме
Автоматизация и грамотное выстраивание процессов контрактного менеджмента позволяют компаниям экономить на претензионной работе до 9,2 % средств, говорят данные World Commerce & Contracting.
Цифровые платформы для контрактного менеджмента сводят к минимуму ошибки из-за человеческого фактора. Все важные условия оказываются прописаны в контрактах – если нет, система выдаст предупреждение. Исполнение каждого обязательства контролируется автоматически. Заранее обговариваются и утверждаются новые условия работ. Каждый шаг документируется. Все это укрепляет юридическую позицию компании и позволяет в большинстве случаев взыскивать неустойки и урегулировать разногласия в досудебном порядке.