Облачная или коробочная версия – что выбрать для автоматизации контрактного менеджмента?
Как и другие IT-продукты, платформы для контрактного менеджмента могут иметь коробочные и облачные версии. Рассмотрим оба формата и определим наиболее оптимальный.
Чем коробочная версия отличается от облачной
Для начала стоит рассмотреть две основные категории продуктов, представляющие собой коробочные (standalone) и облачные (SaaS) версии.
Продукт «из коробки» – по сути, дистрибутив, который вы распаковываете на пользовательский компьютер либо на собственный сервер для клиентского доступа. Поскольку любой сервис содержит базу данных и набор алгоритмов для работы, то все это физически находится на ваших собственных компьютерах.
В случае с облачным сервисом базы данных и основная доля программного обеспечения физически находится на серверах в Интернете, а вы получаете к ним доступ клиентским способом: из браузера или путем установки минимальной клиентской части. По сути, SaaS-технология позволяет запускать автоматизированные процессы с любых устройств и из любой географической точки при наличии интернет-соединения, а большая часть программных данных остается вне ваших носителей.
Облачное ПО обновляется, контролируется и дорабатывается на стороне сервера разработчиком решения. Это исключает необходимость скачивания/установки обновлений на пользовательских устройствах. При этом серверная часть продукта может быть кастомизирована под необходимости клиента также без дополнительных установок и апдейтов.
В области оплаты у двух типов ПО также есть различия. Коробочный продукт вы чаще всего приобретаете в полноценное пользование, совершая одномоментный платеж; в дальнейшем вам дополнительно придется платить за обновления ПО и техническую поддержку, в зависимости от особенностей соглашения об уровне услуг (SLA) в каждом конкретном случае. SaaS-сервисы работают по модели подписки.
Стоит также ввести понятие сервисов On-premise. В данном случае работа с ПО на собственном сервере сочетается с подписной моделью оплаты, характерной для SaaS. On-premise дает возможность полноценно использовать продукт на собственном сервере и делать с ним что угодно, но только в рамках оплаченного периода. Если он заканчивается, доступ к ПО утрачивается, оно прекращает быть работоспособным.
В области контрактного менеджмента мировой рынок решений растет со среднегодовым приростом в 13,2 %. Доля типичных standalone-продуктов на этом рынке крайне мала – вместо них распространен формат On-premise. При этом облачные сервисы в любом случае вдвое популярнее платформ, которые нужно разворачивать на собственном сервере.
Какой продукт оптимален для контрактного менеджмента
Не является ли популярность облачных технологий лишь следствием грамотного маркетинга?
Понять это можно, проведя сравнение двух типов продуктов по нескольким основополагающим параметрам:
- скорость разворачивания / внедрения;
- доступ к обновлениям;
- кастомизация;
- защищенность данных;
- простота внедрения и использования.
Скорость внедрения ПО для контрактного менеджмента
Насколько бы мощным ни было программное решение, работа в облаке не предполагает загрузки и установки всего программного комплекса на устройство пользователя. Чаще всего вы просто открываете страницу в браузере и начинаете работу в окне сервиса. В случае продукта «из коробки» вы должны будете инсталлировать дистрибутив на рабочие станции и серверы. То есть предварительно вложиться в оборудование, его обслуживание или уже иметь такой ресурс.
Значительная часть работ будет связана с переносом текущих контрактов и всего, что с ними связано, внутрь системы. Казалось бы, здесь должно «выстрелить» ПО из коробки, ведь информация будет обрабатываться только внутри сети предприятия и не нужно будет делать выгрузку в Интернет. Однако в реальности процесс формирования удобного и доступного хранилища внутри компании может быть затруднен. Права доступа внутри сети могут конфликтовать с правами внутри ПО, постоянно возникают новые требования к выдаче и хранению информации, в конце концов потребуется дополнительное пространство.
Очень часто крупные компании для хранения данных уже используют облачные хранилища, так что выгрузка контрактов в данном случае ничем не будет отличаться от работы с SaaS-продуктами. Тем более, что современные облачные решения предлагают уже настроенную базу данных с гарантиями безопасности, и выгрузка документов и файлов в нее останется делом пары часов при стабильном интернет-соединении. Контакты с разработчиком придется вести в любом случае. Поэтому при выборе платформы нужно убедиться в наличии техподдержки у поставщика.
Доступ к обновлениям
Здесь облачные решения однозначно выигрывают за счет «невидимого глазу» процесса обновления.
Если ПО установлено на ваши серверы и компьютеры, вам потребуется скачивание и установка обновлений, а также повторная синхронизация всех пользователей и их устройств. В случае с общим сервером этот момент нивелируется возможностью установить обновления на него и затем централизованно обновить все рабочие станции. Тем не менее, вам предстоит провести апдейт на всех устройствах, что может повлечь технические проблемы: например, программные компоненты с разной версией обновления могут конфликтовать между собой, а между пользователями может возникнуть недопонимание из-за наличия или отсутствия каких-либо элементов интерфейса.
Если вы работаете с облачным сервисом, все обновления происходят на стороне поставщика и вам в редких случаях предстоит лишь перезагрузить страницу в браузере со сбросом кэша. Так что SaaS-технология в ПО для контрактного менеджмента здесь однозначно выигрывает.
Кастомизация
Данное понятие предполагает настройку внешнего вида, интерфейса и выдачи данных программы под нужды пользователя. Если мы имеем дело с ПО для контрактного менеджмента, то здесь вопрос кастомизации будет стоять достаточно остро.
В сравнении по данному пункту пользователи чаще отдают предпочтение коробочным версиям, поскольку здесь интерфейс обычно настраивается более гибко и может быть адаптирован под конкретную рабочую станцию и/или пользователя.
В случае с облачным сервисом интерфейс часто может быть жестко привязан к выдаче в браузере, что делает настройку под конкретного пользователя менее удобной, а иногда и просто невозможной. Тем не менее, технологии не стоят на месте, и интерфейсы web-приложений приобретают все больше возможностей для корректировки и привязки к конкретному пользователю. Кроме того, в случае подписки с полным ведением системы со стороны разработчика крупная компания может рассчитывать на корректировки внешнего вида по своему запросу.
Защищенность данных
Несколько лет назад считалось, что содержание баз данных на «чужих» серверах – это гарантированный «слив», потеря или крах баз данных. Сегодня эти мифы развенчаны, тем более, как мы уже упоминали, все больше компаний приходит к облачному либо гибридному хранению информации.
В случае SaaS-технологии вам не придется думать о резервном копировании данных и изыскивать под это мощности и пространство. Все облачные решения для контрактного менеджмента по умолчанию резервируют информацию самостоятельно, поскольку малейшая потеря пользовательских данных – это серьезный удар по репутации поставщика.
Доступ к данным в облаке сейчас осуществляется сугубо через безопасное соединение по протоколу HTTPS. И будьте уверены, что надзорные органы серьезно контролируют все облачные сервисы: пройти сертификацию по безопасности провайдерам не так просто.
Обратите внимание, что в данном случае проще иметь дело с российскими сервисами. Ответственность за хранение данных у российских компаний по отношению к клиентам-соотечественникам выше, а риск остановки обслуживания из-за политических обстоятельств – меньше.
Простота внедрения и использования
Внедрение облачного сервиса – это, по сути, только проектирование работы и выбор нужных модулей, а затем обучение сотрудников.
Устанавливать приложения на компьютеры и другие устройства не требуется.
Ну а в плане использования обычно нет особых различий между коробочной и облачной версией продукта для контрактного менеджмента: сложной графики и ресурсоемких процессов они не предполагают. И из браузера, и с компьютера пользователя интерфейсы грузятся примерно одинаково и представляют собой рабочие окна похожего вида.
Таким образом, победу в сравнении со счетом 4:1 одерживают облачные решения для контрактного менеджмента.
Что учесть при выборе решения для управления контрактами
Сегодня взаимоотношения между странами далеки от стабильности, поэтому стоит обратить внимание на некоторые факторы риска при выборе решения для контактного менеджмента.
1. Риск внезапного отключения от иностранного облака.
Как показал недавний опыт, к зарубежным сервисам в плане надежности стоит относиться с осторожностью. Если иностранный разработчик решит уйти с российского рынка, клиенты рискуют потерять данные или быть заблокированными со стороны сервера. То же касается ситуации, когда ресурсы блокируются со стороны российских властей.
2. Риски, связанные с конфиденциальностью и защитой данных.
Предпочтительно, чтобы выбранное решение входило в Единый реестр российских программ и соответствовало требованиям федерального закона «О персональных данных». Для этого оно, скорее всего, должно быть разработано российской компанией.
При работе с иностранными сервисами сейчас нет гарантий в стопроцентной защите конфиденциальности. Правительства других стран могут быть заинтересованы в данных о крупных компаниях, и заставить руководство сервиса предоставить выгрузку.
Оба эти обстоятельства заставляют задуматься о том, что выбор российского решения для автоматизации контрактного менеджмента – верный шаг в текущих реалиях.
Подводим итог
Современные облачные сервисы по многим параметрам превосходят коробочные аналоги даже по подписке on-premise. Это выливается в превалирование SaaS и других типов услуг в облаке над классическими standalone-решениями. В ближайшем будущем аналитики прогнозируют рост российского рынка облачного ПО, в том числе для контрактного менеджмента.