Контрактный менеджмент — это бизнес-функция, которая включает в себя элементы проектного управления, закупками, юриспруденции, финансового контроля для управления контрактными обязательствами.
Проекты часто многолетними, могут включать миллионы номенклатур поставки, соединять сотни компаний. Их взаимодействия и обязательства фиксируют десятки тысяч документов: контрактов, спецификаций, технических условий и так далее. При реализации контрактов возникают изменения, вплоть до таких, когда надо заменить все комплектующие «страны а» на аналоги «страны б» — а это снова переписка, техусловия, спецификации, закупка и прочее.
Сегодня уже невозможно возвести энергоблок или проложить линию метро, создать современный аэропорт без контрактного менеджмента, хотя бы потому, что в прошлое ушли тресты — вертикально-интегрированные и не очень-то рыночные гиганты, державшиеся на доверии и договоренностях, способные реализовать проекты, оперируя бумажной документацией. Смена эпох прошла не только на стройке — так же невозможно управлять федеральной сетью торговых точек, действуя в формате какого-нибудь «оптторга». Не исключено, что даже фермой крупного рогатого скота теперь также сподручней управлять через контрактный менеджмент, когда сумма рогов и копыт перевалит, к примеру, за 10 тысяч.
По данным аналитической компании Aberdeen Group, благодаря внедрению контрактного менеджмента и качественной автоматизации этого процесса компании способны достичь сокращения жизненного цикла договора более чем на 50 %. Сокращаются также затраты на претензионную работу. Все это повышает скорость окупаемости инвестиций. Эти и другие позитивные изменения подтверждают практические примеры внедрения.
Приведенные ниже кейсы относятся к разным сферам, и в каждой нововведение привело к позитивным изменениям. Это доказывает универсальность подхода и его потенциальную полезность для любой сферы.
Крупный европейский автопроизводитель ускорил процессы контрактования, внедрив source-to-contract ИТ-систему. Концерн по мере роста бизнеса стал испытывать трудности от работы в MS Word и с электронной почтой, базовой ИТ-системой хранения договоров, ручным процессом создания документов. Возможности контроля пороговых значений были минимальны.
В качестве решения было автоматизировано управление процессом работы с контрактами, реализованы различные типы и подтипы шаблонов с автоматизацией их формирования и контроля версий, функция краткого резюме договора для помощи при подписании.
В результате в репозитории поддерживается более 1200 контрактов, более 1700 поставщиков занесены в систему, сокращение затрат на контрактацию и исполнение договоров оценивается в 15 млн долл.
Крупная торговая интернет-площадка испытывала сложности с администрированием задач, многие операции дублировались. Данные были не согласованы между системами, процессы агрегации занимали длительное время, требовали сверок и контроля.
Решением стала интеграция систем управления отношениями с поставщиками для управления полным циклом закупки и жизненного цикла договора; была создана единая директория хранения договоров совместно с поставщиком, единая среда коммуникации. Мониторинг договоров стало возможно вести в онлайн-режиме. Результатом стало сокращение до 60 % операционных затрат.
В большой, а точней, просто огромной нефтегазовой компании интеграция систем и походов к управлению для заказчика и подрядчика позволила семикратно увеличить количество активно управляемых поставщиков, увеличить до 1200 количество отслеживаемых в режиме реального времени контрактов.
Созданная система включает динамичную базу контрактов, индивидуальный доступ к просмотру и изменению контрактных данных, обеспечивает совместное редактирование проекта контракта, мониторинг и автоматическое подтверждение исполнения обязательств, единовременное информирование об изменениях и автоматическое создание счетов-фактур.
Российская инжиниринговая компания нефтегазового сектора видит пользу контрактного менеджмента прежде всего в возможности сохранить маржинальность договора, не растерять прибыль из-за неучтенных рисков, заранее прописать разумный порядок согласования изменений. Это позволяет снизить риск штрафов за несвоевременно выполненные работы, заранее увидев риски неисполнения договора.
Другой важнейший эффект от внедрения контрактного менеджмента для компании — это выстраивание корпоративного законодательства, то есть системы регламентов. Это позволяет унифицировать бизнес-процессы.
Внедрение искусственного интеллекта для анализа риска договоров (одна из функций автоматизированной системы контрактного менеджмента) позволила телекоммуникационному производителю на 83 % сократить время на анализ договора, в среднем на 6 % увеличить точность выявленных отклонений, автоматизировать анализ 22 рисков при анализе условий договоров. Алгоритм анализирует широкий спектр международных договоров объемом от 50 до 500 страниц, определяет риск-факторы, автоматизирует выявление рисков и нестандартных условий. Обучение алгоритма было выполнено на реальных договорах.
Логистический гигант с общеизвестным именем использовал технологию смарт-контрактов, и тем самым сократил на 5 % расходы на перевозку грузов. С учетом масштаба бизнеса это очень большие деньги. Сокращение расходов произошло за счет повышения точности счетов и снижения переплат, быстрого заключения договора и начало его исполнения.
Была проведена интеграция с системами управления грузами. Реализовано отслеживание продукта от момента отправки до окончательной доставки. Оплата при выполнении условий договора теперь выполняется автоматически. Дальнейшее развитие проекта, связанное с «интернетом вещей», — автоматизированное подтверждение сроков поставки и контроль условий (температура, влажность, «не кантовать», «осторожно, стекло» и так далее).
Софтверный гигант применил автоматизацию для обеспечения заключения контрактов на самообслуживание. Устаревшая контрактная система не отвечала потребностям, поскольку не позволяла унифицировать контракты по всей организации и получить информацию, необходимую для управления рисками. Руководители жаловались, что контракты были распределены по всей организации, и не было возможности получить всестороннюю информацию.
Внедрение платформы автоматизации позволило в течение семи месяцев решить трехлетнюю проблему, упростило и оцифровало процесс управления контрактами. В результате 1,2 млн устаревших контрактов перешли в платформу за 7 месяцев; появилась возможность создавать до 100 тыс. новых контрактов в год, время создания контракта сократилось вдвое, а время решения проблем по контракту — на четверть.