В 71 % компаний не знают, где находятся по меньшей мере 10 % их контрактов. Эта тревожная статистика доказывает необходимость контрактного менеджмента.
Контрактный менеджмент — это процесс управления контрактом в течение всего его жизненного цикла, от формирования проекта договора до выполнения обязательств сторонами.
В компаниях с выстроенной системой процесс работы с контрактами курируют отдельные специалисты — контрактные менеджеры. Для обработки и хранения большого объема документации используются различные цифровые платформы.
Контрактный менеджмент решает задачи, связанные с выявлением, мониторингом и исполнением договорных обязательств:
Применение методик контрактного менеджмента влияет на бюджет, операционную деятельность компании, ее взаимодействие с клиентами и имидж как надежного контрагента.
1. Помогает уменьшить риски, связанные с исполнением договора.
Речь о рисках разного рода: от выполнения и оплаты незаконтрактованных работ до рисков нарушения коммерческих условий и возникновения судебных претензий.
Например, какой-то вид работ изначально не был зафиксирован в контракте. Контрактный менеджер проконтролирует, что заказчик в курсе и согласен с тем, что новая часть работ будет выполняться в рамках дополнительного соглашения к договору. Если этого не сделать, заказчик вправе отказаться от оплаты таких работ, и подрядчик понесет убытки.
2. Усиливает юридическую позицию компании.
Внедрение контрактного менеджмента позволяет урегулировать разногласия, причем в большинстве случаев в досудебном порядке. Это существенно сокращает расходы на юридическую поддержку. Происходит это путем формирования документной базы для ведения конструктивного диалога с контрагентом.
Если суда избежать не удалось, при применении принципов контрактного менеджмента в работе существенно повышаются шансы на победу. Благодаря ему исключается ситуация, когда компания узнает о важных документах только в зале суда, оказываясь в слабой позиции. У юристов компании в работе будут все документы, которые могут оказать влияние на ход разбирательства — от писем и email до дополнительных соглашений.
3. Повышает качество взаимного исполнения обязательств.
Благодаря системам автоматизации ответственные лица заблаговременно получают уведомления, что приближается время сдачи-приемки определенного этапа работ с указанием того, в каком объеме работы должны быть выполнены. Это позволяет при необходимости скорректировать ход работ и подготовить соответствующие дополнительные соглашения.
Если становится понятно, что работы не могут быть выполнены в срок, есть возможность оперативно реализовать комплекс мер по исправлению ситуации, обсудив это с контрагентом.
4. Контролирует соблюдение договорных условий, законов и нормативных актов.
Некоторые системы для контрактного менеджмента позволяют проводить часть сверки в автоматическом режиме.
В результате эффективного контрактного менеджмента подрядчик и заказчик получают:
По данным аналитической компании Aberdeen Group, внедрение контрактного менеджмента ведет к следующим позитивным изменениям:
В России контрактный менеджмент успешно используют крупные компании, работающие с долгосрочными и капиталоемкими проектами. Такие проекты предполагают выполнение сложных работ, заключение и исполнение тысяч договоров. Контрактный менеджмент в таких проектах — необходимость.
Постепенно к использованию контрактного менеджмента приходит и российский средний бизнес. Для многих зарубежных компаний контрактный менеджмент давно является неотъемлемой частью эффективных бизнес-процессов.
В каких случаях внедрение контрактного менеджмента будет особенно эффективно?
По данным Международной ассоциации контрактного и коммерческого менеджмента (IACCM), из-за неэффективного процесса управления контрактами компании недополучают до 9 % прибыли в год.
Финансовую выгоду от внедрения контрактного менеджмента подтверждает крупная российская компания, специализирующаяся на строительстве промышленных объектов. В ней работает более 70 контрактных менеджеров, которые подключаются к каждому ее проекту.
Контрактный менеджмент компания начала внедрять восемь лет назад. Сейчас выстроенная система позволяет получать больше прибыли и полностью окупает затраты на штат контрактных специалистов.
Эффективный контрактный менеджмент позволяет компании увеличивать чистую прибыль несколькими путями.
Во-первых, повышая стоимость контрактов за счет определенного пула запросов на внесение изменений в изначальные условия.
Во-вторых, не допуская дополнительных убытков в виде штрафов и неоплаченных работ — так компания может выходить на запланированную маржинальность по итогам завершения работ.
Крупная компания в сфере добычи и переработки полезных ископаемых использует контрактный менеджмент уже десять лет. За этот период у компании значительно уменьшилось количество судебных разбирательств — их была всего пара десятков. Все дела, которые дошли до суда, компания выиграла.
Контрактные менеджеры подключаются к каждому проекту компании на его старте.
Другая компания из сферы переработки полезных ископаемых до внедрения контрактного менеджмента испытывала трудности при урегулировании разногласий с подрядчиками.
Например, в случае несвоевременной поставки товара или услуги могло оказаться, что в основном теле контракта такая позиция не была упомянута вовсе или именовалась не так, как в операционных документах. Привязать претензию к условиям контракта и получить компенсацию было невозможно. Так получалось, потому что юристы и операционные специалисты компании работали с разными документами. Когда работу координируют контрактные менеджеры, такие ситуации исключены.
У компании более ста контрактных менеджеров. Недавно она запустила в Сибири крупный нефтехимический завод, за годы его строительства заключив с подрядчиками около 15 000 договоров. Управлять работой по ним без отлаженного контрактного менеджмента было бы практически невозможно.