Даже сталкиваясь со сложностями в отслеживании исполнения договоров, многие компании продолжают работать с контрактами по привычной старой схеме. Это увеличивает финансовые и претензионные риски для организации.
О распространенных проблемах и путях их решения рассказываем далее. Если ваша компания сталкивается хотя бы с одной из этих трудностей, пора пересмотреть подход к текущему управлению контрактами и использованию принципов КМ.
При ручном управлении контрактами не виден текущий статус исполнения договорных обязательств. Конечно, можно фиксировать изменения в таблице, но поддерживать актуальность записей при таком формате работы сложно, особенно если контрактов много. Данные по договорам у контрагентов могут довольно серьезно расходиться. В итоге корректного представления о статусе исполнения договора может не быть ни у заказчика, ни даже у подрядчика.
Решение: единая информационная система для обеих сторон.
К такой системе со стороны заказчика и подрядчика могут подключаться отдел закупок, продажи, юридический отдел, маркетинговый и финансовый отделы, различные бизнес-подразделения. Для всех участников можно настроить разные права доступа с возможностью чтения и / или совместного редактирования относящихся к их работе документов.
В системе автоматически происходит мониторинг и подтверждение исполнения обязательств. Стороны в любой момент могут посмотреть актуальный статус работ.
Результат: снижение издержек и штрафов на один договор.
Прозрачность процесса исполнения договора является основой для качественных и своевременно выполненных работ. О приближении проблемных ситуаций становится известно заранее, и у компании больше возможностей предпринять комплекс мер по исправлению положения.
Пример: после автоматизации работы с контрактами зарубежный автопроизводитель может в реальном времени контролировать статусы исполнения договоров с более чем 1700 поставщиками.
У него сразу несколько недостатков:
Решение: автоматическая агрегация данных из договоров, их цифровизация.
При использовании цифровых платформ данные из документов извлекаются и хранятся в системе в актуальном виде. При необходимости их можно быстро импортировать в нужный отчет или договор. Автоматический и интеллектуальный поиск сокращает временные затраты на выполнение задач.описать метки тэгами
Результат: сокращение временных затрат на анализ договоров, сокращение ошибок, автоматическое выявление рисков — система выдаст оповещение, если важных данных не хватает или в них найдены отклонения. Автоматическое выявление рисков выходит на новый уровень, если в системе используются технологии искусственного интеллекта.
Пример: крупная телеком-компания стала использовать в контрактном менеджменте инструменты искусственного интеллекта. С его помощью упростилась работа по анализу международных договоров объемом от 50 до 500 страниц и стоимостью от 100 тысяч до 1 млрд евро. С помощью интеллектуальной системы компания на 83 % снизила время на анализ договора. На 6 % увеличилась точность выявления отклонений.
Документы компании хранятся в разрозненных хранилищах: в бумажном виде в офисе, в отдельных письмах, на различных интернет-дисках и в локальных папках. При этом очень легко потерять важные документы. Обеспечить сохранность данных, актуальность версий и управлять ключевыми датами и вехами становится практически невозможно. В итоге организация может потерять контроль над контрактами и столкнуться с утечками данных.
Решение: единая система для хранения всех данных, связанных с исполнением договора. В ней документы не теряются и хранится их актуальная версия.
Результат: увеличение числа обязательств, одновременно контролируемых в режиме реального времени.
Пример: нефтеперерабатывающая компания после внедрения единой платформы для контрактного менеджмента контролирует в режиме реального времени 1200 обязательств. Окупаемость инвестиций на внедрение системы составила 190 %.
Из-за этого увеличиваются претензионные риски.
Пример: одна из зарубежных компаний решила внедрить платформу для контрактного менеджмента после того, как выполнила работы на сумму более 1 млн долларов по контракту с истекшим сроком действия. Разумеется, оплаты за такую работу компания не получила.
При ручном контроле сроков и обязательств нужно постоянно пересматривать данные, хранящиеся в разрозненных таблицах, письмах и бумажных документах. Любая задержка с ответом по актуальной ситуации от любого из сотрудников ставит всю систему под угрозу. Чем больше контрактов будет у компании, тем сложнее работать с ними вручную. Критически важные даты могут быть пропущены, а выполнение контракта и прибыль могут серьезно пострадать.
Решение: автоматически извлекать из договоров обязательства, учитывать обязательства по договору в системе и выполнять автоматический контроль сроков и исполнения обязательств с помощью нейросетей.
С помощью системы оповещений ответственные лица будут своевременно уведомлены о приближении важной вехи в исполнении контракта.
Результат: сокращение операционных затрат на сопровождение договора, уменьшение неисполнения обязательств по договору и затрат на претензионную работу. Сокращение жизненного цикла договора.
По данным аналитической компании Aberdeen Group, при внедрении такой системы компания на 25 % сокращает административные расходы и увеличивает выручку на 1-2 %.
Распространенные проблемы в управлении договорами можно решить с помощью систем автоматизации. Использование цифровой платформы для работы с контрактами дает следующие преимущества: